Facturación como Freelance
La facturación es uno de los aspectos más importantes y complejos del trabajo freelance. Una gestión correcta de tus facturas no solo garantiza el cobro puntual de tus servicios, sino que también te ayuda a mantener una relación profesional sólida con tus clientes y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
Aspectos Fundamentales de la Facturación Freelance
Elementos Obligatorios de una Factura
Toda factura emitida por un freelance debe contener información específica para ser válida legalmente:
- Datos del emisor: Nombre completo, NIF/NIE, dirección fiscal
- Datos del cliente: Razón social, CIF/NIF, dirección
- Número de factura: Secuencial y único
- Fecha de emisión y fecha de operación
- Descripción detallada de servicios: Especifica qué trabajo realizaste
- Importe base, IVA aplicable y total
- Forma y plazo de pago
Importante: En España, los autónomos deben aplicar IVA general del 21% en la mayoría de servicios profesionales. Algunos servicios específicos pueden tener tipos reducidos del 10% o 4%.
Retenciones del IRPF
Los freelances que facturen a empresas españolas deben aplicar una retención del 15% sobre la base imponible durante los tres primeros años de actividad, y del 7% a partir del cuarto año si los ingresos del año anterior no superaron los 15.000 euros.
Ejemplo práctico: Si facturas 1.000€ por un proyecto de diseño web en tu segundo año como autónomo, la factura sería: Base: 1.000€, IVA (21%): 210€, Retención IRPF (15%): -150€, Total a cobrar: 1.060€
Modelos de Facturación y Tarifas
Tipos de Facturación Freelance
Existen diferentes modalidades de facturación según el tipo de trabajo y acuerdo con el cliente:
- Por proyecto: Precio fijo acordado previamente
- Por horas: Tarifa horaria multiplicada por tiempo trabajado
- Por retainer: Pago mensual por disponibilidad y servicios continuos
- Por resultados: Comisiones basadas en objetivos alcanzados
Rangos de Tarifas por Especialidad (2025)
Desarrollo Web y Programación
- Junior (0-2 años): 15-25€/hora - 500-1.500€/proyecto
- Intermedio (2-5 años): 25-45€/hora - 1.500-5.000€/proyecto
- Senior (+5 años): 45-80€/hora - 5.000-15.000€/proyecto
Diseño Gráfico y UX/UI
- Junior: 12-20€/hora - 300-1.000€/proyecto
- Intermedio: 20-35€/hora - 1.000-3.500€/proyecto
- Senior: 35-60€/hora - 3.500-10.000€/proyecto
Marketing Digital
- Junior: 15-25€/hora - 400-1.200€/proyecto
- Intermedio: 25-40€/hora - 1.200-4.000€/proyecto
- Senior: 40-70€/hora - 4.000-12.000€/proyecto
Redacción y Copywriting
- Junior: 10-18€/hora - 0.05-0.15€/palabra
- Intermedio: 18-30€/hora - 0.15-0.30€/palabra
- Senior: 30-50€/hora - 0.30-0.60€/palabra
Herramientas de Facturación
Software de Facturación Recomendado
Para gestionar eficientemente tu facturación, considera estas herramientas especializadas:
Opciones Gratuitas:
- Facturas.com: Hasta 5 facturas mensuales gratuitas
- Invoice Ninja: Versión gratuita para freelances individuales
- Plantillas Excel: Para comenzar con presupuesto limitado
Opciones de Pago (5-30€/mes):
- Holded: Facturación completa con contabilidad integrada
- Sage: Especializado en autónomos españoles
- Freshbooks: Ideal para seguimiento de tiempo y proyectos
Automatización del Proceso
La automatización puede ahorrarte hasta 5 horas semanales en gestión administrativa:
- Facturas recurrentes: Para clientes con servicios mensuales
- Recordatorios de pago: Automáticos antes del vencimiento
- Integración bancaria: Conciliación automática de pagos
- Plantillas personalizadas: Para diferentes tipos de servicios
Gestión de Cobros y Plazos
Plazos de Pago Legales
En España, la Ley de Morosidad establece plazos máximos de pago:
- Sector privado: Máximo 30 días desde la fecha de factura
- Administraciones públicas: Máximo 30 días (antes eran 60)
- Penalización por retraso: Interés de demora del 8% anual + 40€ de gastos de gestión
Estrategias para Mejorar el Flujo de Caja
Mejores Prácticas:
- Anticipo del 30-50%: Especialmente en proyectos largos
- Hitos de pago: Dividir proyectos grandes en fases facturables
- Descuentos por pronto pago: 2-3% si pagan en 7-10 días
- Factoring: Vender facturas pendientes para obtener liquidez inmediata
Gestión de Impagados
Protocolo de actuación ante facturas no pagadas:
- Día +1 del vencimiento: Recordatorio amigable por email
- Día +7: Llamada telefónica o email más formal
- Día +15: Carta certificada con acuse de recibo
- Día +30: Valorar acciones legales o cesión a empresa de recobros
Aspectos Fiscales y Contables
Obligaciones Trimestrales
Como autónomo, debes presentar estas declaraciones trimestrales:
- Modelo 303 (IVA): Antes del 20 de abril, julio, octubre y enero
- Modelo 130 (IRPF): Pago fraccionado de la renta
- Modelo 349: Solo si tienes operaciones intracomunitarias superiores a 50.000€
Deducibles Comunes para Freelances
Gastos 100% deducibles:
- Material de oficina y software profesional
- Formación relacionada con tu actividad
- Gastos de gestoría y asesoramiento
- Publicidad y marketing
- Seguros profesionales
Gastos parcialmente deducibles:
- Teléfono e internet: 50% si uso mixto
- Vehículo: según porcentaje de uso profesional
- Local de trabajo en vivienda: hasta 30% de gastos
Internacionalización y Facturación Internacional
Facturación a Clientes Extranjeros
Para facturar a clientes de otros países, considera estos aspectos:
- Unión Europea: No aplicar IVA si el cliente tiene CIF válido (inversión del sujeto pasivo)
- Fuera de la UE: Exportación de servicios, generalmente exenta de IVA
- Retenciones: Cada país tiene sus propias normas fiscales
- Moneda: Puedes facturar en euros o moneda local del cliente
Plataformas de Pago Internacional
Opciones Recomendadas:
- Wise (antes Transferwise): Comisiones desde 0.5%, excelente cambio de divisa
- PayPal: 3.4% + 0.35€ por transacción internacional
- Payoneer: Especializado en freelances, comisiones competitivas
- Revolut Business: Cuenta multidivisa con bajas comisiones
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
Errores de Principiante
- No definir condiciones de pago: Especifica siempre plazos y formas de pago
- Facturas incompletas: Revisa que incluyan todos los datos obligatorios
- No hacer seguimiento: Controla el estado de todas tus facturas pendientes
- Precios demasiado bajos: Considera todos tus costes y margen de beneficio
- No guardar respaldos: Mantén copias digitales organizadas por fecha
Consejos para Profesionalizar tu Facturación
- Diseño profesional: Usa tu logo y colores corporativos
- Numeración consistente: Mantén un sistema lógico y secuencial
- Comunicación clara: Explica detalladamente los servicios prestados
- Múltiples canales de pago: Facilita el proceso a tus clientes
- Agradecimiento personalizado: Incluye una nota de agradecimiento en cada factura
Una facturación bien gestionada es clave para el éxito como freelance. Invierte tiempo en establecer procesos claros desde el principio, utiliza herramientas que te ahorren tiempo y mantén siempre una comunicación profesional con tus clientes. Recuerda que una facturación eficiente no solo mejora tu flujo de caja, sino que también proyecta una imagen profesional que te ayudará a fidelizar clientes y conseguir nuevos proyectos.